Alla dokument baserade på mottagandet av pengar kräver att rätt formulär fylls i. Om organisationen förser medarbetaren med medel för eventuella behov är det nödvändigt att rapportera till dem genom att fylla i en förhandsrapport.
Vem ska fylla i förhandsbeskrivningen
Direktören kan inte ge pengar till organisationen till någon anställd precis som det. Inledningsvis bör en lista över anställda som är berättigade till förskott med en efterföljande rapport fastställas. För detta är det nödvändigt att utarbeta och utfärda en specialorder.
Om en underordnad behöver medel för att utföra någon verksamhet, måste han ge direktören ett uttalande i fri form. Det är absolut nödvändigt att ange önskat belopp och i vilket syfte pengarna begärs. Om regissören håller med uttalandet undertecknar han personligen uttalandet och anger hur mycket han tillåter att ta pengar och hur länge.
Det är viktigt att påpeka att kontanter endast kan utfärdas till en anställd som redan har rapporterat fullständigt för alla tidigare mottagna belopp.
Ibland kan en anställd behöva en fullmakt som måste utfärdas för organisationens räkning enligt den etablerade modellen nr M-2 eller nr M-2a. Dessa formulär godkändes redan 1997 genom ett dekret från Ryska federationens Federal State Statistics Service.
För de pengar som spenderats, som utfärdades i organisationens redovisningsavdelning, måste den anställde rapportera. Det finns en viss tidsfrist där du måste fylla i och skicka in en kostnadsrapport. Det är tre dagar från slutet av den period som anges av organisationschefen på ansökningsblanketten.
Om anställda anslogs för resebehov måste han redovisa dem under de närmaste tre arbetsdagarna efter att ha återvänt från en affärsresa.
Hur bekräftas utgifter för en utgiftsrapport
Om den anställde har pengar kvar kan han inte återlämna dem till kassören precis så. Först måste du samla alla dokument som bekräftar att pengarna spenderades exakt för de behov som de tillhandahölls för. Dessa kan vara kontant- och försäljningskvitton, biljetter till resor, kvitton, handlingar och andra former av strikt rapportering.
Efter att ha mottagit varje sådant dokument är det absolut nödvändigt att kontrollera om datum, belopp och detaljer är läsbara.
Den anställde kommer att behöva skicka alla dokument till bokföringsavdelningen.
Vad händer om utgiftsrapporten är felaktig
Om den anställde felaktigt slutfört eller inte lämnat en förskottsrapport inom tre dagar, kommer tillsynsmyndigheten att betrakta de mottagna medlen som inkomst, på vilket det kommer att bli nödvändigt att beräkna försäkringspremien och den personliga inkomstskatten. Om senare anställda fortfarande tillhandahåller alla nödvändiga dokument och en rapport, måste revisorn göra en omberäkning.
En auktoriserad anställd i organisationen kan hålla beloppet, för vilket rapporten inte lämnats in, från arbetstagarens lön.
Grundläggande regler för upprättande av en förhandsrapport
Följande regler är kärnan i tillhandahållandet av en kostnadsrapport:
- Förskottsrapporten måste stödjas av handlingar som bekräftar beloppen.
- Dokument måste lämnas in senast 3 arbetsdagar efter affärsresans slut, den period som chefen har angett, eller från det att arbetet går efter sjukdom eller semester.
- En rapport upprättas i en särskild form nr AO-1. Det är också tillåtet att använda formen av en förhandsrapport som godkänns av organisationens chef.
- Endast chefen ska vara ansvarig för att godkänna utgiftsrapporten.
- Förskottsrapporten fylls i av den anställde som spenderade pengarna. Viss information måste också anges av en revisor.
Följande uppgifter bör anges i förhandsrapporten:
- Information om företaget som utfärdade pengarna till den anställde.
- Uppgifter om den anställde som fick medel från organisationen.
- Syftet för vilket du behöver skaffa pengar till en anställd i företaget.
- Belopp.
- Uppgifter om alla utgifter med bekräftelse.
- Balans av medel, om någon.
I slutet görs underskrifter av den anställde och anställda på redovisningsavdelningen, som utfärdade pengarna och fick resten.
Det finns inget behov av att sätta några frimärken på förhandsutredningen. Detta beror på att dokumentet är internt. Och går inte utöver organisationen. Sedan 2016 har alla juridiska personer, och inte bara enskilda företagare, all rätt att inte godkänna sina dokument med sina stämplar och förseglingar.
Rapporten fylls i ett enda exemplar. Det är en del av den primära dokumentationen och du bör inte göra fel i dess design. Om det av någon anledning inte var möjligt att undvika blotting eller felaktig fyllning, är det bättre att ta ett nytt formulär och fylla i det på ett nytt sätt.
Hur man fyller i en kostnadsrapport
Det verkar som om ett sådant viktigt dokument för intern spridning bör vara mycket svårt att fylla i. Men detta är i grunden fel. Efter att ha fyllt i den för första gången bör det inte finnas några svårigheter senare om du behöver fylla på den igen.
Uppgifterna måste anges av den anställde i följande ordning:
- Med hjälp av organisationens registreringsdata anges OKPO-koden och företagets fullständiga namn.
- I kolumnerna bredvid inskriptionen "Förskottsrapport" är det nödvändigt att lägga ner dokumentnumret och datumet för beredningen.
- Till höger är det absolut nödvändigt att lämna lite fritt, tomt utrymme. Det kommer att behövas för register över organisationens chef: belopp i ord, datum för godkännande av rapporten och signatur.
- Nedan innehåller hela raden information om den anställde som fick förskottspengarna. Det är nödvändigt att ange i vilken strukturell enhet han arbetar, hans efternamn, förnamn, patronym och position. Anställdas personalnummer anges också och varför förskottet behövdes.
Detta avslutar den första delen av kostnadsredovisningen. Vidare innehåller formuläret två tabeller. En av dem fylls också i av den anställde som fick pengarna. Du måste ange förskottsbeloppets totala belopp och den valuta som den utfärdades i. Beloppet på saldot eller överutnyttjandet bör anges nedan.
Den andra tabellen kompletteras i bokföringsavdelningen av en auktoriserad specialist. Den måste innehålla uppgifter om redovisningskonton, underkonton och medel som passerar dem. Transaktionskoden och exakta belopp måste anges.
Under tabellerna är det nödvändigt att ange hur många dokument som bifogas rapporten och hur många sidor dessa dokument innehåller.
När alla kolumner har fyllts i måste dokumenten kontrolleras av revisorn. Enligt resultatet måste han ange rapporteringsbeloppet i en särskild rad för detta.
Nedan måste revisorn och chefsredovisaren undertecknas med deras transkript. Vidare bör en anställd på redovisningsavdelningen ange beloppet på saldot eller omberäkningen och antalet kontantorder, genom vilket detta belopp passerade. Kassören som erhöll saldot eller utfärdade ett belopp som är identiskt med överutgifterna måste också underteckna förskottsuttalandet.
Nästa del av den finansiella rapporten är förhandlingsbar. Den måste innehålla all nödvändig information om dokumenten, som bekräftar att medlen spenderades på de begärda behoven. I denna del måste du ange följande data:
- Detaljer om varje organisation som utfärdade dokumentet.
- Utgivningsdatum.
- Namn.
- Den exakta summan spenderade pengar.
- Antalet räkningen med vilket beloppet som anges i dokumentet bokfördes.
Den anställde måste underteckna sin underskrift under bordet i en specialrad. Således kommer han att bekräfta riktigheten av den angivna informationen.
Den sista delen av utgiftsrapporten är avskärningsdelen. Det har ett kvitto från revisorn som han fyller i efter att han fått dokument från den anställde som bekräftar pengarna. På avrivningsdelen är det nödvändigt att ange:
- Information om den anställde (fullständigt namn).
- Rapportnummer och utfärdandedatum.
- Beloppet i ord som utfärdades till den anställde.
- Antal rapporterande dokument som styrker kostnader.
Därefter sätter räkenskapsföraren datum och underskrift. Den löstagbara delen måste överlämnas till den anställde som bevis på mottagna uppgifter.
