Kontorsarbete - arbeta med dokument och dokumentationsstöd för ledningen i just denna organisation, reglerat av GOST R 51141-98 "Kontorsarbete och arkivverksamhet. Termer och definitioner". Organisation av kontorsarbete är organisering av registrering, lagring och användning av inkommande, utgående och interna dokument i företagets nuvarande verksamhet.
Instruktioner
Steg 1
När du organiserar kontorsarbete, besluta om ditt företag, din organisation, geografiskt avlägsna avdelningar eller filialer, ta hänsyn till detta och tillhandahåll en mekanism för interaktion med dessa avdelningar. Systemet för kontorsarbete i dem bör vara identiskt med huvudkontoret för att undvika problem vid registrering och pappersarbete.
Steg 2
Tänk på vilken av de befintliga kontorsarbetena du kommer att använda: centraliserad, blandad eller decentraliserad. Deras val bestäms av företagets struktur (oavsett om det har geografiskt avlägsna underavdelningar) och den tekniska utrustningen för kontorsledningstjänsten. Om den här tjänsten är liten och inte tillhandahålls tekniskt överförs en del av dess funktioner till underavdelningar. I detta fall sker blandat kontorsarbete. Om den här tjänsten är utrustad med all nödvändig personal, hårdvara och programvara kommer denna form av registerföring att centraliseras.
Steg 3
I varje strukturell enhet väljer du en speciell bemanningsenhet som ska utföra kontorsarbete. Om detta inte är möjligt, utnämna sedan en annan anställd som kombinerar utförandet av sina huvudsakliga arbetsuppgifter med funktionen som kontorist.
Steg 4
Bestäm antal och nomenklatur för ärenden, inklusive alla inkommande, utgående och interna dokument. Om det här är dokument från en högre (moder) organisation, skickas de till chefen för övervägande; handlingar från underordnade organisationer bör överlämnas för övervägande till den biträdande chef som ansvarar för arbetet med dem. Följaktligen riktas medborgarnas överklaganden till ställföreträdaren som har ansvaret för att arbeta med befolkningen.
Steg 5
När du har identifierat korrespondentcirkeln skapar du en klassificering genom vilken du omedelbart kan bestämma vilken korrespondentgrupp detta dokument tillhör. Till exempel, för myndigheter, tilldela kod 01, för brev från en överlägsen organisation - kod 02, för leverantörer - kod 03, för kunder - kod 04, etc. Detta hjälper till att effektivisera dokumentflödet inom organisationen.
Steg 6
Bestäm i vilken form dokumentcirkulationen ska genomföras - i en tidning eller ett kort. Båda formerna är implementerade i specialprogram för elektronisk dokumenthantering. Om du ännu inte kan köpa ett sådant program, använd elektroniska dokumentregistreringstidskrifter, de kan upprättas i Excel.
