Deltagande i utställningar och mässor är en viktig mekanism för att marknadsföra en produkt eller tjänst för alla organisationer på marknaden. Därför bör förberedelserna för deltagande genomföras i ett läge av särskild betydelse. Det finns inga bagateller i den här aktiviteten, eftersom alla detaljer som exponeras för breda kretsar av allmänheten kan ha både positiva och negativa resultat.
I regel faller organisationen av företagets presentation på utställningar på PR-avdelningar, presscenter och andra strukturella avdelningar som är involverade i utställningar och rättvisa aktiviteter. Om det inte finns sådana arbetskraftsreserver är hela företaget involverat i organisationen, från ledningen till kontorspersonalen.
Till stor del beror presentationen av ett företag på utställningens karaktär. Branschevenemang samlar som regel siffror för ett visst affärsområde: handel, byggande, vetenskaplig verksamhet etc. Därför bör företaget vara redo att se sina partners och konkurrenters resultat på angränsande monter. Utställningens frekvens påverkar också hur stativet ska utformas. För årliga evenemang är det oacceptabelt att använda föråldrat presentationsmaterial utvecklat på grundval av irrelevant information.
Förberedelseprocessen för utställningen börjar flera månader innan den startar. Det första steget för att skapa ett presentationsmaterial är att skapa ett koncept. Denna schematiska deltagandeplan innehåller en lista med presentationsmaterial: stativ, banners, video- och ljudprodukter, broschyrer och andra utdelningar. Arkivet med utställningsdeltagande, som sammanställs av PR-avdelningarna, gör det möjligt att förbereda den optimala mängden material. Samtidigt godkänns kostnadsberäkningen för produktion av presentationsmaterial.
I detta skede är det viktigt att identifiera styrkorna i företaget, dvs. dess produkt eller tjänst. Konkurrensfördelar bör tydligt kommuniceras till potentiella konsumenter genom presentationsmaterial - broschyrer, banderoller, videoklipp. Vi bör inte glömma bort speciella monteringsinstallationer som kan göras på kundens begäran - en modell av ny utrustning eller ett visuellt panorama av de material som tillverkas. Om ett företag producerar obrytbara rätter, skulle det vid en specialutställning vara lämpligt att visa produktens kvalitet och ge vem som helst möjlighet att försöka skada produkten.
Dessutom skulle det vara etiskt korrekt att möjliggöra en lång konversation mellan en intresserad besökare på utställningen och en företrädare för företaget. Ett block med anteckningar och pennor bör installeras på stativet så att vem som helst kan göra anteckningar för att få nödvändig information. Det är önskvärt att dessa tillbehör är märkta med företagslogotypen.
Det andra steget är att utarbeta utkast till alternativ för banners och monterinstallationer. Som regel görs detta med ett företags färgschema, typsnitt och logotyp. Storlekarna på alla monter tillverkas eller köps med hänsyn till storleken på presentationscellen.
Nästa steg är valet av personal som ska arbeta på monter. Ofta utförs presentationen av företagets anställda. Ett viktigt plus i detta tillvägagångssätt är att specialister kompetent kan berätta om organisationens aktiviteter och vid behov svara på frågor som besökare på utställningen kan ha. Ytterligare anställda för att delta i presentationen kan hyras som extra för att dela ut flygblad, fylla i frågeformulär etc.
Effektiviteten av deltagande bestäms av en enkel beräkning av volymen av etablerade partnerskap. Ju högre utställningsbesökarnas intresse för presentationslayouten, desto större blir effekten av företagets deltagande i evenemanget. Därför är det bättre att ansökan om deltagande i utställningen lämnades in en av de första, så att deltagaren skulle få första möjlighet att välja plats för monter. Dessutom bör du inte vägra utställningsarrangörernas erbjudanden att fungera som en speciell partner för evenemanget. Denna fördel ökar antalet rotationer av organisationens namn under utställningen och kommer också att ha en positiv effekt på företagets image.
