Ett privat kontor eller en regeringsorganisation, som ställs inför behovet av att flytta, tvingas lösa problem med förflyttningen av en stor mängd möbler, utrustning och teknik som samlats under operationen. Det är absolut nödvändigt att alla föremål flyttas snyggt utan skador. Därför är det nödvändigt att ordna kontorets omplacering ordentligt.
Kontorsflyttning tar lite tid, så gör det i god tid, avsätt ungefär en månad för hela förberedelsen. Vilka punkter ska du ägna särskild uppmärksamhet åt?
✔ Om företaget är ganska stort och har stor personal, är det lämpligt att i förväg utarbeta en ledningsplan för en sådan ansvarsfull händelse. Det är nödvändigt att identifiera de prioriterade uppgifterna, bestämma budgeten, utse ansvariga medarbetare för alla punkter och viktigast av allt utse en samordnare för hela flyttprocessen. Det är han som tar kontrollen över huvud- och sekundäruppgifterna. Var noga med att meddela kunderna att du planerar att flytta till ett nytt kontor.
✔ Nästa steg är att underteckna ett avtal med det flyttföretag du väljer. Förutom lastning och lossning och transport av egendom till destinationen kan ytterligare klausuler läggas till i avtalet. Till exempel demontera och montera möbler, placera dem i ett nytt rum, ansluta verktyg och stillastående utrustning, rengör lokaler efter flytt.
✔ Gör en komplett lista över fastigheten som är inblandad i flytten. Det kommer definitivt att behövas när man lockar yrkesverksamma från ett transportföretag och hjälper till att undvika förvirring när man flyttar ett kontor på egen hand. Ta bort all onödig egendom - sälj den, förvara eller kasta den. Det finns inget behov av att slösa bort pengar och tid på transport av onödiga saker.
✔ Förbered dokumentation som återspeglar planen för dina framtida lokaler, placering av anställdas arbetsplatser på en ny plats där möbler och datorer kommer att installeras på det nya kontoret. Detta sparar mycket tid.
✔ Du kan köpa allt nödvändigt förpackningsmaterial och kartonger från själva rederiet. Packa alla personliga föremål i lådor. Var noga med att markera med klistermärken. Det är tillrådligt för anställda att ge en memo-instruktion om hur man gör detta korrekt.
✔ Koppla bort datorer och annan utrustning från strömförsörjningen. Detta görs endast av en specialist - en systemadministratör.
✔ Gör listor över alla personer som är inblandade i flytten. Förbered pass i förväg för alla, om det finns ett behov av dem. Lista alla fordon som är inblandade i kontorets omlokalisering. Se till att obehindrad passage går till lastnings- / lossningsplatsen.
Att flytta företagets kontor är en ganska allvarlig händelse. Men som du kan se, med rätt inställning och organisation, kan alla kostnader minimeras. För att göra detta räcker det att korrekt planera processen, och besväret i samband med flytten kommer att minimeras för både anställda och kunder i företaget.
