Företagskorrespondens kräver delikatess, speciellt när det gäller brev till leverantören, eftersom anledningen till överklagandet kan vara att de inte fullgör sina skyldigheter, inte bara från hans sida utan också från din organisations sida.
Instruktioner
Steg 1
Om det är första gången du kontaktar en leverantör i avsikt att beställa varor från honom, använd organisationens standardformulär för fraktanspråk. Om detta uttalande inte publiceras elektroniskt på organisationens webbplats, skriv ett brev i fri stil.
Steg 2
Om du beställer flera typer av produkter i olika kvantiteter, placera beställningen i form av en tabell som anger namn, artikel, färg på produkten, om det behövs. Skriv ner skyldigheterna att betala för de beställda varorna, ge leverantören information om din organisation, baserat på dessa uppgifter kommer leverantören att upprätta ett kontrakt. I slutet av brevet uttrycker du dina förhoppningar om ytterligare ömsesidigt fördelaktigt samarbete.
Steg 3
Om ditt brev till leverantören handlar om felaktig uppfyllande av hans avtalsenliga skyldigheter, sen leverans av varor eller varor av fel kvalitet, kvalitet eller typ, använd fraserna "Vi informerar dig med detta brev …", "Vi informerar dig… ". Ange tydligt anledningen till att du inte kan acceptera den levererade artikeln. Se kontraktet eller kontraktansökan, som anger hur många enheter och vilken typ av varor leverantören ska ha skickat till dig. I det här fallet blir det lättare för leverantören att rätta till sitt misstag.
Steg 4
Om ditt brev handlar om oförmågan att betala för varorna inom den tidsram som fastställs i avtalet, meddela leverantören detta i den mest skonsamma men samtidigt officiella formen. Använd fraserna "Vi ber om ursäkt för försenad betalning …", "På grund av de nuvarande omständigheterna kan vi inte betala räkningarna förrän …".
Steg 5
Berätta för motparten exakt när du tänker betala av skulden till honom och att denna skyldighet garanteras att uppfyllas av din organisation. I slutet av brevet uttrycker du hopp om att detta avsnitt inte kommer att påverka ditt långsiktiga partnerskap.
