Organisationens årsrapport (nedan kallad AR), oavsett verksamhetens omfattning, är det viktigaste instrumentet för finansiell kommunikation. Innehållet, omfattningen och utformningen av civilt försvar i vissa länder, till exempel i Storbritannien, diskuteras aktivt av allmänheten och tävlingar arrangeras till och med för sådana dokument. Förberedelser och produktion av sådana GOs tar mycket pengar, och de utfärdas ofta i stora mängder.
GO är formell finansiell rapportering. Varje år skickas GO till aktieägarna. GO är förberedd av både kommersiella organisationer och icke-kommersiella organisationer. Enligt detta dokument kan man bedöma företagets verksamhet för året, dess presumtiva ställning för det kommande året, man kan se dess nuvarande status och framtidsutsikter.
GO introducerar användare till:
• en generaliserad beskrivning av branschen som organisationen deltar i;
• granskade resultaträkningar, finansiell ställning, kassaflöden och noter till uttalandena;
• analys av den ekonomiska situationen i verksamheten och de resultat som uppnåtts under två av de föregående åren;
• en beskrivning av organisationens aktiviteter under det senaste året;
• information om de olika affärssegmenten i företaget;
• marknadsvärde på aktier och utdelningar.
Detta är ett exempel på en minimal HO. Ett sådant dokument passar vanligtvis bara några få sidor. Naturligtvis kostar det lite (utom i sällsynta fall). Det kan jämföras med en kopia av ett dokument. De organisationer som producerar dessa rapporter har som mål att helt enkelt uppfylla lagkrav.
En hel del företag ser GO som effektiva och problemfria marknadsföringsverktyg som hjälper till att sprida sina åsikter om deras affärs öde. Med andra ord spenderar många medelstora och stora företag mycket pengar på rapporter som är riktigt engagerande och informativa. Denna typ av GO kan säkert kallas ett forum genom vilket ett företag uttrycker sin attityd, påverkar, predikar, redogör för och diskuterar valfritt antal frågor och ämnen.
Ett öppet brev till aktieägarna sätter ofta tonen för offentlig företagsrapportering. Sådana brev fokuserar vanligtvis på sådana aspekter som resultatet av det senaste året, företagets initiativ och strategier, marknadsförhållanden, betydande affärshändelser, nya chefer och styrelseledamöter. Detta dokument undertecknas av styrelsens ordförande. Kan vara företagets verkställande direktör eller dess verkställande direktör.
Några av dessa brev kan innehålla ett dussin eller fler sidor och innehålla fotografier av VD i olika poser.
Oftare är emellertid dessa bokstäver betydligt kortare och är bara 3000 ord eller ännu mindre.
GO används ofta som ett verktyg för att marknadsföra ett ämne eller koncept som har godkänts av organisationens ledning (marknadsföring av högprofilerade siffror). I det här fallet kan man stöta på fraser som”Beredskap för framtidens verkligheter” eller “Uppfylla IT-tidsålders behov”. Bland annat inkluderar det civila samhället ibland enskilda händelser eller ekonomiska förhållanden som ägde rum under innevarande år.
Det finns företag som föreskriver olika milstolpar och jubileer i sina rapporter, som visar publikens framgångar och betonar deras tillförlitlighet och kvalitet. Andra organisationer producerar stora och flersidiga rapporter i ett beprövat format som de använder årligen med mindre ändringar som vanligtvis är relaterade till datauppdateringar.
I vilket fall som helst är den bästa HO en som tydligt definierar de strategier som används för lönsam tillväxt och visar organisationen i ett gynnsamt ljus.
