Varorörelser från en leverantör till en konsument måste dokumenteras ordentligt. För detta används ett antal fraktdokument som reglerar transportreglerna och leveransvillkoren för varorna.
Instruktioner
Steg 1
Fraktsedeln tillhör fraktdokumenten, som kan användas som kvitton och debetorder. Detta dokument måste vara korrekt formaterat. Fakturan måste innehålla information om produkten, dess kvantitet, pris för varje artikel och det totala beloppet, numret och datumet för utfärdandet av dokumentet måste anges. Fraktsedeln upprättas av de ansvariga personerna när varorna släpps på lagret och när de mottas hos branschorganisationen, måste den certifieras med runda förseglingar från leverantören och mottagaren.
Steg 2
Registreringen av de mottagna varorna sker på grundval av punkt 2.1. "Metodiska rekommendationer för redovisning och registrering av transaktioner för mottagning, lagring och frigivning av varor i handelsorganisationer". Alla medföljande dokument (faktura, fraktsedel etc.) är stämplade och alla kvitton registreras i "Godsmottagningsjournal", som anger kvittensdokumentets namn, nummer och datum samt information om produkten. Efter godkännandet av varorna kan uppgifterna i de medföljande dokumenten inte längre revideras. Varorna måste aktiveras på dagen för mottagandet, annars görs en notering i varurapporten som anger skälen till att det inte är möjligt att posta varorna samma dag som de faktiskt mottagits.
Steg 3
I händelse av att de mottagna varorna inte överensstämmer med dokumentlistan accepteras den av en särskild kommission och en "Acceptance Act" upprättas. Om avvikelserna avser kvantiteten och kvaliteten på varorna, upprättas en "lag om fastställande av avvikelser i kvaliteten och kvantiteten vid godkännande av lagervaror" med närvaro av leverantörens representanter och den materiellt ansvariga personen. Om ett överskott av varor hittas är närvaron av leverantörens representanter frivillig.
