När vi startar implementeringen av ett kvalitetsstyrningssystem står vi alla inför det grundläggande kravet enligt ISO 9001-2008 för att organisationen ska tillämpa en processstrategi för ledningen. Implementeringen av processmetoden kommer att kräva betydande insatser från organisationschefen, men effekten av detta genomförande kommer inte att gå obemärkt förbi.
Det första steget är att presentera hela organisationens arbete som en uppsättning olika aktiviteter för att förvandla kundernas förväntningar, behov och krav till den produkt (tjänst) de behöver. För att organisationens arbete ska kunna samordnas och leda till de önskade resultaten måste alla aktiviteter i organisationen presenteras som processer som omvandlar ingångar (material, information etc.) till utdata (produkter, tjänster, bearbetad information etc.) …
För varje utvald process är det nödvändigt att avgöra vilka resurser (monetära, materiella, mänskliga, etc.) det ska förses med och vad det specifika resultatet av varje process ska vara. När det gäller resultaten av processen bör det noteras att ju tydligare kraven på resultatet formuleras, desto lättare blir det för personalen att inse graden av deras bidrag till organisationens aktiviteter och ju mer transparent hela organisationen förvaltningssystem kommer att vara.
För att göra processen hanterbar tilldelas en processägare. Processägaren är den person som hanterar processen och ansvarar för att uppnå önskat resultat av processen.
För att möjliggöra ständig förbättring bör organisationen kunna samla in och systematiskt analysera data om effektiviteten i processerna i förväg.
Efter att den metodologiska delen av arbetet med implementeringen av processen är klar kan du påbörja praktiska åtgärder. Först och främst är det nödvändigt att genomföra lämpliga genomgångar av personal om processmetoden, ställa krav på resultatens resultat, se till att personalen förstår förhållandet mellan alla processer i organisationen och vikten av varje process i den övergripande prestandan av organisation.
För att säkerställa personalens delaktighet i processen för ständig förbättring av organisationens aktiviteter är det värt att i förväg utarbeta ett lämpligt personalmotivationssystem som leder personal att uppnå de resultat som krävs av processerna.
