Många företag, oavsett ägarform, förbereder årligen offentliga rapporter om resultaten av den årliga verksamheten. Dessa dokument fungerar som en informationskälla för allmänheten, och samtidigt är de synliga bevis på organisationens effektivitet eller ineffektivitet.
Beslutet från aktieägarstämman om företagets framtida öde, offentlig bedömning av organisationens verksamhet etc. kan bero på hur väl årsredovisningen upprättas. Med andra ord en specialist eller strukturell enhet som utvecklar årsredovisningen. bör vara medveten om att inte bara rykte beror på kvaliteten på det slutliga dokumentet utan också på företagets vidare utveckling.
Uppgiften att utarbeta årsredovisningen ligger ofta på den analytiska avdelningen eller någon annan strukturell enhet som utför uppgifterna om att samla in information om verksamheten i hela företaget under årsperioden.
Beroende på vilken typ av aktivitet organisationen har och vilken typ av publik som dokumenten är avsedda för kan rapporten hållas i form av interna dokument eller allmän information för ett stort antal läsare. Den interna dokumentationens stil följs för rapporter som presenteras för företagets grundande personal och aktieägare. I det här fallet läggs mer uppmärksamhet i rapporten på ekonomisk prestanda, ekonomisk effektivitet och resultat för att uppnå de viktigaste målen i planen.
För en offentlig rapport, som i regel publiceras på den officiella webbplatsen för allmän visning, krävs en mer detaljerad beskrivning av organisationens aktiviteter, dess uppgifter och uppdrag. Ett antal av den information som tillhandahålls kräver en detaljerad förklaring, för vilken ett separat avsnitt förbereds. Som regel är analytiska tjänster engagerade i utvecklingen av en offentlig rapport i nära samarbete med PR-specialister som har möjlighet att korrigera information beroende på dess betydelse.
Oavsett vilken rapportgrupp som är målgrupp är varje slutdokument tydligt grupperat i sektioner. I det första avsnittet ges som regel de uppgifter som ställdes upp innan organisationen och resultaten för deras prestation. Följande är finansiella resultat för året och produktionsresultat.
Det sista avsnittet är som regel företagets sociala aktiviteter. Denna information finns som regel i en offentlig rapport som ger resultaten av företagets socialt orienterade politik. Som material för att tas med i rapporten tas information om tilldelningen av företrädare för organisationen för höga meriter inom socialt stöd, resultaten av välgörenhetsaktiviteter etc.
Man bör komma ihåg att när man väljer information som ska återspeglas i rapporten är det nödvändigt att bevara objektiviteten hos den information som tillhandahålls. Denna regel måste följas även om resultaten av företagets verksamhet i vissa indikatorer är långt ifrån idealiska eller indikerar otillräcklig prestanda. När vi talar om detta bör rapporten återspegla de möjliga orsakerna som ledde till sådana resultat, samt rikta publikens uppmärksamhet på den fasta avsikten att eliminera problemet under den framtida perioden.
