Nyligen har det funnits en tendens i verksamheten att gå från funktionell till processhantering, i samband med vilken rollen som korrekt beskrivning och formalisering av affärsprocesser ökar avsevärt. Först efter att ha slutfört dessa åtgärder kan vi prata om att optimera affärsprocesser som ett sätt att öka företagets effektivitet.
Det är nödvändigt
CASE-verktyg som låter dig formalisera en affärsprocess i grafisk notation
Instruktioner
Steg 1
Den första är att kortfattat och noggrant formulera namnet på den beskrivna processen, vilket bör vara förståeligt och återspegla den allmänna kärnan i den sekvens av åtgärder som utgör affärsprocessen. I stället för att”skicka in en ansökan om tillverkning av en produkt för produktion och kontroll av dess exekvering” räcker det till exempel att namnge processen”kontroll av produktproduktion.” Den andra är att korrekt dela upp hela den beskrivna processen i mindre ("atomiska") uppgifter eller underprocessfunktioner och bestämma sekvensen för deras implementering. Med en sådan uppdelning kommer den beskrivna processen att vara den översta nivån. Granulariteten i processen på hög nivå kan variera, men bör vara tillräcklig för att förstå för publiken som kommer att använda din beskrivning.
Steg 2
Det finns flera sätt att beskriva en affärsprocess. Den mest populära av dem är grafisk, med hjälp av diagram gjorda i olika notationer (notation är en uppsättning symboler för att beteckna något).
De vanligaste typerna av noteringar för att beskriva affärsprocesser är IDEF0, BPMN, EPC (ARIS), etc.
Som ett exempel, låt oss fokusera på ett diagram som gjorts i BPMN (Business Process Modelling Notation) -notation med PowerDesigner CASE-verktyget (fig. 1). Huvudelementen i diagrammet är:
1. "Process" (funktion) - en rektangel rundad i hörnen;
2. "Övergång" - en pil som förbinder processer;
3. "Lösning" - en diamant som innehåller en fråga som bara kan besvaras "Ja" eller "Nej";
4. Villkor - textuttryck under vilka övergången från en funktion till en annan utförs. Villkoren är alltid inneslutna inom hakparenteser. Ibland är det användbart att dela upp diagrammet i "Spår" - vertikala eller horisontella sektioner som representerar avdelningarna i företaget eller de personer som ansvarar för en viss funktion. I det här fallet måste ikonen för denna funktion vara inom dess avsnitt. Förutom de listade elementen kan diagrammet också innehålla en lista med data som matas in eller matas ut till processen, samt länkar till regler eller föreskrifter enligt vilka denna eller den här funktionen utförs. Ett exempel på beskrivningen av affärsprocessen "Produktproduktionskontroll" visas i figur 1. Det är lätt att se att detta diagram liknar flödesschemat för algoritmen för att lösa problemet.
Steg 3
En grafisk beskrivning av en process kan också kompletteras med en textbeskrivning av dess underprocessfunktioner i form av en tabell som innehåller följande kolumner: processnamn, avdelning (processägare), processbeskrivning, processkörningsresultat. Ett exempel på en sådan beskrivning visas i fig. 2. Om ytterligare optimering av den beskrivna affärsprocessen förväntas kan en annan kolumn läggas till i tabellen som beskriver svårigheterna eller bristerna i de för närvarande utförda delprocessfunktionerna.
