Lagringsvillkoren för kontrakt som ingås av företaget regleras inte av branschstandarder och normer, så frågan uppstår ofta hur man kan undvika förlust och organisera rätt lagring och redovisning. Den mest rimliga lösningen på denna fråga skulle vara utfärdandet av en företagshandling av ett visst företag, vilket kommer att fastställa förfarandet för beredning, ingående och lagring av dessa dokument.
Instruktioner
Steg 1
Om ditt företag arbetar mycket med tredjepartsorganisationer och antalet ingående kontrakt är betydande, är det vettigt att anförtro lagringen till kontoret eller kontorsavdelningen. Detta är ganska bekvämt, eftersom det är på kontoret som alla dokument som undertecknats av chefen och skickats av entreprenörer registreras. Efter registreringen av det genomförda kontraktet måste kontorsanställda göra det antal kopior som krävs och distribuera dem till ansvariga verkställande personer och förvara dokumentens original på en särskilt utsedd plats.
Steg 2
Om ditt företag är litet och du inte har en kontorsavdelning, liksom en ansvarig kontorist, då är det viktigt men sällan använda kontrakt, till exempel för hyra eller köp av fastigheter, det är vettigt att hålla i juridisk avdelning tillsammans med företagets beståndsdelar och juridiska handlingar. Bokföringsavdelningen, som gör beräkningar på dem, ska tillhandahålla kopior av dessa kontrakt. På samma plats, i redovisningsavdelningen, lagrar och kontrakt för leverans, tjänster och utförande av arbete som en av de typer av primär bokföringsdokumentation, som kräver kontroll av avräkningar, betalningsvillkor eller konstanta periodiska betalningar (elräkningar, kommunikationer).
Steg 3
Under alla omständigheter måste alla avtal ha sin egen, interna registrering, och var och en av dem måste tilldelas ett nummer genom vilket det kommer att införas i det elektroniska avtalsregistret. Denna logg kan göras i Excel-kalkylblad. Förutom den elektroniska journalen är det nödvändigt att föra ett pappersbaserat register över utfärdandet av dessa avtal, som kommer att återspegla när och till vem av de ansvariga verkställande direktörerna överlämnades originalet. Denna journal måste innehålla fält för den ansvariga exekutörens underskrift som bekräftar faktumet om mottagande och leverans av kontraktet för förvaring.
Steg 4
Beskriv förfarandet för att arbeta med kontrakt i föreskrifterna om förfarandet för förberedelse, ingående och lagring av kontrakt och godkänn det av företagets chef.
