Företagsdokumentation måste hållas i ordning. För att göra det enkelt att hitta det nödvändiga kontraktet för leverans av varor bland andra affärspapper, är det värt att skapa en separat hyllplan eller mapp för dem. Men inte bara. Kontrakten i sig behöver också effektiviseras.
Instruktioner
Steg 1
Samla alla kontrakt du vill städa upp och utvärdera dem. Var uppmärksam på hur ofta de avslutas och med vilka partners. Detta hjälper dig att välja hur du klassificerar dokument.
Steg 2
Om det finns många partners är metoden att beställa kontrakt före datumet för deras ingående lämpligare. Om kontrakt över en lång period ingås med samma företag kan de grupperas i en separat kategori (mapp) av motparter. Och i vissa fall räcker det bara att ordna kontrakten i alfabetisk ordning efter partnerföretagens namn.
Steg 3
Oavsett vilken metod du väljer, kom ihåg att skrymmande mappar är mycket obekväma att använda. Granska kontrakten och ta bort de som har gått ut från den allmänna stacken. Skapa en separat mapp för dem. Sådana kontrakt kontaktas oftast bara då och då; de krävs inte i det dagliga arbetet.
Steg 4
När du ordnar kontrakt i kronologisk ordning, följ de allmänna principerna för att underhålla och lagra register. I de mappar som ofta används ligger nyligen ingående kontrakt högst upp. Nedan finns dokument med ett tidigare datum för skapandet. När du arkiverar i arkivet, tvärtom bör den första vara på toppen, och det senaste ingående kontraktet bör vara nedan.
Steg 5
Använd markörer, taggar, bokmärken och andra pappersvaror för att visuellt skilja en kategori från en annan. Se till att sådana avgränsare syns tydligt i mappen. Detta underlättar avsevärt sökandet efter nödvändiga dokument.
Steg 6
När alla kontrakt för leverans av varor har lagts i en mapp på ett lämpligt sätt, var noga med att upprätta ett register över dokument. Lägg det på omslaget eller lägg det i en mapp ovanpå alla kontrakt. Lämna tomma rader i registret. När du investerar i ett nytt kontrakt anger du information om det i registret.
