Förberedelse och inlämning av ärenden till arkivet är en integrerad del av arbetsflödet. Deras registrering börjar i organisationen från det att dokumenten arkiveras och slutar med överföring till arkivet i slutet av kalenderåret eller lagringsperioder. I vissa fall sparas filer längre än ett år. Dessa inkluderar till exempel dokument relaterade till personalregister.
Instruktioner
Steg 1
Så att proceduren för arkivering av ärenden i arkivet inte tar mycket tid bör du följa reglerna för deras registrering under det aktuella arbetsflödet. När du överför ärenden till arkivet för permanent eller tillfällig förvaring måste du sy dokument, nummerark, skriva upp en slutlig inskription, om det föreskrivs i arbetsinstruktionerna, och också göra en intern inventering.
Steg 2
Samtidigt anges organisationens eller företagets namn, indexet i enlighet med nomenklaturen för ärenden, datumet för öppnandet och stängningen av ärendet samt lagringsperioden på titelsidan för filen som överlämnas över till arkivet.
Steg 3
Dokument som ska arkiveras arkiveras i en separat inbunden mapp. Om dokumentet är av särskilt värde, sys det som regel inte utan lägg i en fil eller kuvert och bifogas ärendet. I slutet av det sydda och numrerade fodralet placeras ett intygsark och i början - en intern inventering. I detta fall bör fodralets tjocklek inte överstiga 40 mm och antalet ark inte överstiga 250.
Steg 4
För ärenden som lagras permanent i arkivet, liksom tillfälligt men inte mindre än tio år, upprättas en inventering för överföring av ärenden till arkivet. Samtidigt upprättas en separat inventering för dokument relaterade till personalregister. Namnen på ärenden matas in i den, var och en tilldelas ett serienummer och en nomenklaturkod anges också. Inventarier görs i duplikat om filerna finns kvar i organisationens arkiv. Om filerna ska överföras till statsarkivet bör det finnas fyra exemplar.
Steg 5
Ärenden som lagras efter att de har slutförts i mindre än tio år kan arkiveras efter organisationens ledning. Behovet av att skicka ärenden beror på arkivets arbetsbelastning, hur ofta tillgång till gamla dokument etc.
