Bankdokument lagras efter typ i separata mappar och oftast i kronologisk ordning. Urvalet utförs av den anställde som ansvarar för bildandet av dokumentation. En specialkommission behandlar förstörelsen av utgångna dokument.
Lagring av bankdokument utförs både av bankerna själva och av de organisationer som har kontona. Lagringsordningen i en institution kan skilja sig något från ordningen på lagring i en annan.
Hur lagras bankdokument i organisationer
Dokument från banken som finns i organisationen bekräftar genomförandet av monetära transaktioner och återspeglas i bokföringen. Platsen för lagring är bokföringsavdelningen, vars anställda kan dela upp alla papper efter typ i separata mappar i konton och banker. Om ett företag har flera löpande konton skapas en separat mapp för varje, om ett valutakonto, anges kontoens valuta på omslaget och ryggraden. Kronologisk ordning används för att spela in uttalanden för varje konto. Varje uttalande har ett bindemedel som består av betalningsdokument och motiveringar för betalning för varje transaktionsdag.
En separat mapp skapas för betalda fakturor. Valutakontrolldokument lagras i separata mappar där du kan hitta all information om hur du arbetar med valutakonton. Vi pratar om pass för transaktioner, certifikat för bekräftelse av utfört arbete eller tjänster, certifikat för valutatransaktioner och andra. Om volymen av dokumentation är liten finns det tillräckligt med register som anger dokumentnummer, belopp och datum.
Hur dokument lagras i affärsbanker
Dessa institutioner lagrar dokument som bekräftar bankens finansiella och ekonomiska verksamhet samt avräknings- och betalningsdokument från kunder. Ansvaret för dem ligger hos chefen och revisorn. Både papper och elektroniska dokument kan lagras. Pappersförvar förvaras i en speciell lagringsanläggning, för åtkomst till vilken du behöver för att få ett särskilt tillstånd. Tillståndet måste undertecknas av revisorn eller hans ställföreträdare.
Arkivering av minnesdokumentation utförs dagligen, för detta skapas en separat mapp där dokumenten också lagras i kronologisk ordning. Urvalet utförs av en anställd som är ansvarig för korrekt utformning av ekonomisk dokumentation. Övriga mappar består av finansiella kontanter och papper som återspeglar information om kundinsättningar. Dokument som innehåller information om operationer med ädelmetaller arkiveras i separata mappar.
Behovet av att placera vissa typer av dokument i olika mappar beror på att varje papper har sin egen hållbarhet. Detta gäller även lagring av dokument i elektronisk form. För att förstöra dokument med en utgången lagringsperiod samlas en särskild kommission vars medlemmar tittar igenom varje papper och fyller sedan i en särskild handling som bekräftar att dokument med en utgången lagringsperiod förstördes.
